101 Do’s und Don’ts für Ihre E-Mail-Signatur

Wie Sie sich vermutlich vorstellen können, haben wir im Laufe der Zeit Tausende (wenn nicht Zehntausende) von Geschichten gehört, wie unterschiedlich Unternehmen ihre E-Mail-Signaturvorlagen einrichten oder auch daran scheitern.
Seit einigen Monaten sammeln wir in Gesprächen mit unseren Kunden, mit potenziellen Neukunden und Partnern Beispiele von Do’s und Don’ts.
Viele Punkte in dieser Liste sind vielleicht selbstverständlich, bieten jedoch möglicherweise denjenigen mehr Hintergrund, die mit der Materie noch nicht vertraut sind.

Beginnen wir mit den Empfehlungen. Wir haben eine ganze Reihe von Empfehlungen und bewährten Vorgehensweisen für die Erstellung Ihres E-Mail-Signaturformats zusammengestellt: Die Dinge, die Sie unbedingt TUN sollten.

Es gibt viele Gründe, sich für Xink als Lösung für Ihr E-Mail Signatur Management zu entscheiden. Um beispielsweise eine konsistente und einheitliche Markendarstellung zu erreichen oder um neue Vertriebskanäle für hochwertigen Traffic und gestiegene Konversionsraten zu schaffen, bietet die am häufigsten verwendete Kommunikationsmethode Ihres Unternehmens (die E-Mail) ein enormes Potenzial.

  • 1. Richten Sie sich eine E-Mail-Signatur ein
  • Diese Empfehlung kommt vermutlich nicht überraschend. Dieses Blog ist voller Beispiele dafür, weshalb Sie – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße – E-Mail-Signaturen konsistent nutzen sollten.
  • 2. Richten Sie sich eine E-Mail-Signatur ein – selbst wenn Sie in einer IT-Abteilung arbeiten
  • In Hunderten von Gesprächen haben wir immer wieder gehört, dass in IT-Abteilungen E-Mail-Signaturen in E-Mails boykottiert werden. Manche gehen einen Schritt weiter und versenden nur E-Mails im Textformat. Die E-Mail-Signatur ist ein wichtiges Marketinginstrument, das auch entsprechend eingesetzt werden sollte.
  • 3. Verleihen Sie dem Format Ihrer E-Mail-Signatur Stil
  • Ihre E-Mail-Signatur sollte nicht nur die obligatorischen Angaben zu Name und Telefonnummer enthalten. Hier bietet sich Ihnen eine erstklassige Möglichkeit, Kontaktdaten, Marketingbotschaften oder den neutesten Tweet oder Blogbeitrag zu platzieren.
  • 4. Fügen Sie Ihr Unternehmenslogo in die Signatur ein
  • Diese Frage wird sehr häufig diskutiert. Die Zeiten, als grafische Inhalte in E-Mail-Signaturen noch als unsicher erachtet wurden, sind allerdings längst vorüber. Moderne E-Mail-Programme können damit inzwischen recht gut umgehen.
  • 5. Durchdenken Sie die Gestaltung Ihrer E-Mail-Signatur so gründlich wie eine Marketingkampagne
  • Gehen Sie genauso vor wie bei Ihren Marketingkampagnen: Fragen Sie sich, wer das Zielpublikum Ihrer E-Mail-Signaturen ist (hier könnten Sie zu dem Schluss kommen, dass eine einzige Vorlage für Ihr Unternehmen nicht genügt), welches Verhalten Sie fördern möchten (Aufforderungen zum Handeln) und wie Sie die Ergebnisse messen wollen (brauchen Sie eine Landingpage, werden UTM-Codes zum Messen des Traffics eingesetzt?).
  • 6. Beachten Sie die Markenstandards des Unternehmens
  • Sollte Ihr Unternehmen über Gestaltungsrichtlinien für Ihre Marke verfügen, jedoch keine Standard-E-Mail-Signatur für das Unternehmen vorsehen, ist das ein Problem. Kein Problem ist es jedoch, selbst die striktesten Gestaltungsrichtlinien für eine Marke in E-Mail-Signaturen zu berücksichtigen.
  • 7. Geben Sie nicht nur Kontaktdaten an, sondern führen Sie auch Marketingkampagnen durch
  • Im Zuge von Massenmarktingaktivitäten versandte E-Mails kommen immer seltener bei den Empfängern an. Einer der effizientesten Wege in das elektronische Postfach Ihrer Kunden, potenziellen Neukunden und Partner führt über den direkten Kontakt in unseren tagtäglich versandten E-Mails.Entscheiden Sie sich für eine Lösung für E-Mail Signatur Management, mit deren Hilfe Sie E-Mail-Signatur-Kampagnen erstellen und verwalten und gleichzeitig ihren Erfolg messen können.Bei der Gestaltung von E-Mail-Signaturen gilt es, einige Punkte zu beachten.
  • 8. Nutzen Sie HTML für das Signatur-Design
  • Lassen Sie Ihre bestehende E-Mail-Signatur-Vorlage von einem Webdesigner in HTML übertragen. (Hinweis: In diesem Blogbeitrag gehen wir in einigen Punkten darauf ein, wie weit die HTML-Codierung für Signaturen getrieben werden sollte … Ein Tipp: nicht allzu weit.) HTML bietet Ihnen genügend Flexibilität, um ansprechende Signaturen in einem äußerst portablen Format zu erstellen, die Sie mit dem richtigen Tool für E-Mail Signatur Management dann quasi überall verwenden können.Als Beispiel zeigen wir Ihnen die Vorlage für die Standard-E-Mail-Signatur unseres Unternehmens.

Email Signature

  • 9. Versuchen Sie auch HTML-Tabellen zu verwenden

Wir empfehlen immer, beim Erzeugen der Inhalte Ihrer E-Mail-Signatur mit HTML-Tabellen zu arbeiten. Auf diese Weise haben Sie hervorragende Möglichkeiten der visuellen Gestaltung und können die Signatur bei Bedarf für Mobilgeräte optimieren; zudem sind die Tabellen skalierbar und für Erzeugung von Inhalten tauglich. Wenn irgend möglich, sollten Sie mit Tabellen arbeiten.

  • 10. Definieren Sie HÖHE und BREITE von Bildern

Wenn Sie den Bildern in Ihrer E-Mail-Signatur keine Höhe und Breite zuweisen, kann es geschehen, dass ihre Größe vom E-Mail-Programm des Empfängers bestimmt wird. Dies ist die häufigste Ursache für die weithin gefürchtete Beschwerde von Benutzern: „Meine E-Mail-Signatur sieht seltsam aus.“

  • 11. Finden Sie eine angenehme Ausgewogenheit zwischen Textanteil und Bildgröße

Dieser Punkt ist eigentlich eine Frage des Designs. Uns sind schon Signaturen untergekommen, in denen ein eindeutiges Missverhältnis von Grafik und Text/Inhalt bestand. Achten Sie also darauf, dass das Design Ihrer E-Mail-Signatur professionell wirkt und berücksichtigen Sie dabei besonders die Größe von Logos und Werbebannern, damit diese sich gut in die Gesamtgestaltung einfügen.

  • 12. Inline-CSS verwenden: Ja, aber …

Inline-CSS wird von den meisten E-Mail-Programmen korrekt verstanden und wiedergegeben. Eigentlich widerspricht es allen Annahmen über die heutigen Computerumgebungen aber dennoch ist das gute alte HTML hier die bessere Wahl. Allerdings …

  • 13. Gestalten Sie den HTML-Code möglichst robust

Zu HTML5-Code müssen Sie sich vorerst keine Gedanken machen, E-Mail-Programme wissen damit nichts anzufangen. Gestalten Sie Ihren HTML-Code möglichst solide. Sie würden gerne ein paar Beispiele sehen? Fragen Sie uns.

  • 14. Berücksichtigen Sie auch die Darstellung auf Mobilgeräten

Die Gestaltung von E-Mail-Signaturen für Mobilgeräte sollte gründlich überdacht sein. Als Faustregel können Sie das Logo als horizontalen Anker nehmen und ihm eine Breite von 300 Pixel (maximal 320 Pixel) zuweisen. Solange Ihre Kontaktdaten nicht über das Logo hinausgehen, sollte alles passen.

  • 15. Unterschreiten Sie möglichst die maximale Höhe der Signatur von 650 Pixel

Die Höhe Ihrer Signatur sollte auf Mobilgeräten nicht mehr als 650 Pixel betragen. Ansonsten gelten dieselben Überlegungen wie oben bereits erläutert.

  • 16. Halten Sie die Kontaktdaten stets aktuell

Es ist wirklich unglaublich wichtig, dass Ihre Vorlage für E-Mail-Signaturen aktuelle Kontaktdaten enthält. Sie wären überrascht, wenn Sie wüssten, wie oft sich Telefonnummern und Systeme ändern, Filialen umziehen usw. Unsere Kunden entgehen derartigen Peinlichkeiten und sparen nebenbei gewaltige Kosten, wenn sie Xink mit ihren über Active Directory bereitgestellten Daten verknüpfen und auf diese Weise Daten aus einer konsistenten und präzisen Quelle in ihre Signaturen einbinden.

  • 17. Fügen Sie das Twitter-Symbol hinzu und finden Sie auf diese Weise weitere Follower

Sie werden nicht glauben, wie viele Unternehmen das unterlassen. Dabei ist die E-Mail-Signatur hervorragend für den Ausbau Ihrer sozialen Netzwerke geeignet.

  • 18. Verwenden Sie eine zweite E-Mail-Signatur für Antworten und Weiterleitungen

Vermutlich gibt es nichts Nervigeres, als in einen E-Mail-Faden zu geraten, der zu 90 % aus E-Mail-Signaturen und Disclaimern besteht. Mit Xink können Sie unterschiedliche Signaturen für Antworten und Weiterleitungen definieren und auf diese Weise wertvollen Raum für die wirklich wichtigen E-Mail-Inhalte nutzen.

  • 19. Nehmen Sie Ihre aktuellen Marketinginhalte in Ihre E-Mail-Signatur auf

Mithilfe Ihrer E-Mail-Signatur können Sie Ihre Marketinginhalte länger nutzen. Diese Strategie ist besonders für Inhalte zu empfehlen, die Kosten verursacht haben: Mit jedem neu gewonnenen Kunden macht sich diese Investition besser bezahlt.

  • 20. Nehmen Sie auch – begrenzt – Unterstützung der IT-Abteilung in Anspruch

Die Unterstützung der IT-Abteilung ist auf jeden Fall hilfreich. Wenn das System allerdings einmal aufgesetzt ist und funktioniert, ist es unserer Erfahrung nach besser, die Kontrolle und Verwaltung von Signatur- und Kampagneninhalten in der Marketingabteilung anzusiedeln.

  • 21. Übergeben Sie einem Mitarbeiter der Marketingabteilung die Verantwortung für die Inhalte

Siehe oben.

  • 22. Erfüllen Sie die gesetzlichen Vorgaben

Für viele Unternehmen ist der oder die Disclaimer am Ende ihrer E-Mail-Signaturen ein absolutes Muss. Egal, ob dem gesetzliche Bestimmungen oder internationale Handelsvorschriften zu Grunde liegen: E-Mail-Disclaimer sind ein wesentliches Instrument, um gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen.

Automatisieren Sie also diese E-Mail-Disclaimer auf dieselbe Weise wie Ihre E-Mail-Signaturen.

Wenn Sie unsicher sind, wie Sie E-Mail-Disclaimer korrekt implementieren, wenden Sie sich an uns: Wir können Ihnen sagen, welche Regeln möglicherweise auf Sie zutreffen.

  • 23. Fügen Sie ein Foto von sich in die E-Mail-Signatur ein

Diese Funktion ist besonders bei Immobilienfirmen, Versicherungen und Anwaltskanzleien beliebt. Ein Foto in der E-Mail-Signatur zu implementieren ist ebenso wenig ein Problem wie eine JPEG-Datei mit dem Unternehmenslogo. Gehen Sie zum Friseur und zeigen Sie der Welt Ihren neuen Haarschnitt!

  • 24. Versenden Sie von allen Geräten einheitliche Signaturen

Es reicht nicht, wenn die Standardsignaturen Ihres Unternehmens auf allen Endgeräten korrekt angezeigt werden, denn ebenso wichtig ist es, dass sie auch von allen genutzten Geräten verschickt werden können.

  • 25. Setzen Sie die OWA-App für iOS/iPhone oder Android-Geräte ein, wenn Sie mit Office 365 arbeiten

Dies ist die einfachste Methode, um die Signatur Ihres Unternehmens stets konsistent zu halten und zwar in jeder E-Mail.

  • 26. Erstellen Sie immer auch eine Nur-Text-Version

Wenn Sie eine E-Mail im Nur-Text-Format erhalten, reagiert Outlook entsprechend (gilt auch für Rich Text). Wenn nichts Vorbereitetes vorhanden ist, wird in Outlook eine eigene Signatur im entsprechenden Format erzeugt – mit einem furchtbaren Ergebnis. Werden Sie also selbst aktiv und stellen Sie sicher, dass Ihre Marke richtig dargestellt wird.

  • 27. Erstellen Sie eine Rich-Text-Version, aber …

Dieses Format wird nicht mehr allzu häufig genutzt. Eine Ausnahme sind Einladungen zu Meetings in Outlook, die im RTF-Format erstellt sind.

  • 28. Sorgen Sie für eine gute Farbabstimmung

Machen Sie sich Gedanken darüber, wie Sie Farben in Ihrer E-Mail-Signatur am besten einsetzen. Vermeiden Sie dramatische oder aggressive Farben und achten Sie darauf, die unternehmensweiten Standards umzusetzen. Dies muss jedoch nicht bedeuten, sicherheitshalber bei der schwarzen Standardschriftart zu bleiben!

  • 29. Fügen Sie LinkedIn hinzu … doch wessen Profil?

Hier gilt im Wesentlichen das Gleiche wie oben, jedoch mit gewissen Abstrichen. Was uns bei unseren Kunden im Technologiebereich sehr häufig auffällt: Die Vertriebsmitarbeiter von Technologieunternehmen ziehen es vor, ihr eigenes LinkedIn-Profil in der Signatur zu verknüpfen und nicht dasjenige ihres Arbeitgebers.

Was ist hier besser? Diese Entscheidung muss im jeweiligen Unternehmen getroffen werden. Wichtig ist es, eine Lösung für E-Mail-Signaturen einzusetzen, die diese Möglichkeit zulässt.

  • 30. Messen Sie den über E-Mail-Signaturen erzeugten Traffic

Eigentlich kaum zu glauben, dass dieser immens wichtige Punkt erst an 30. Stelle kommt! All die Mühe, die für das Entwickeln, Implementieren und Verwalten von E-Mail-Signaturen und Kampagnen aufgewendet wird, ist reine Zeitverschwendung, wenn die Ergebnisse nicht gemessen werden.

Dies gilt insbesondere für E-Mail-Signatur-Kampagnen, also Marketingkampagnen, die neue Produkte und Dienstleistungen bewerben oder über Event-Sponsorings oder erhaltene Auszeichnungen informieren.

Die positiven Auswirkungen einer Kampagne zu messen, ist der Schlüssel zur Identifizierung potenzieller neuer Quellen für Traffic und Konversionen. Xink bietet systemeigene Analysefunktionen sowie die nahtlose Integration mit Analysepaketen von Drittanbietern, etwa Google Analytics, Ominiture, Webtrends und anderen.

  • 31. Gewährleisten Sie die Einheitlichkeit von Signaturen aus Outlook und OWA

Ein wichtiger Punkt bei der Etablierung jeder Marke ist Konsistenz. Hierbei wiederum spielt es eine große Rolle, wie die E-Mail-Signatur – unabhängig vom Endgerät – dargestellt wird. Es ist unverzichtbar, dass die Empfänger eine einheitliche E-Mail-Signatur erhalten, und zwar unabhängig davon, auf welchem Gerät die E-Mail verfasst wurde.

  • 32. Entfernen Sie „Von meinem iPhone gesendet“

Das interessiert niemanden. Dies gilt auch für die Botschaften anderer Hersteller.

  • 33. Lassen Sie den Quellcode Ihrer E-Mail-Signatur von einem Experten schreiben

Sollten Sie keinen eigenen Webdesigner haben, können Sie sich gerne an uns wenden. Ihre Signatur ist zu wichtig, um mit einem lediglich passablen Ergebnis zufrieden sein zu können. Wir helfen Ihnen gerne.

  • 34. Testen Sie Ihre Signatur vor dem ersten Einsatz auf Anfälligkeit für Spamfilter

Sie wären überrascht, wenn Sie wüssten, wie oft eine schlecht konfigurierte oder gestaltete Signatur die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass eine E-Mail als Spam eingestuft wird. MailChimp bietet hier eine umfassende Auflistung der Dinge, die Spamfilter hassen (oder mögen, je nach Standpunkt).

  • 35. Verwenden Sie beim Hinzufügen von Bildern stets einen ALT-Text

Sie bieten so einen guten Ersatz, falls der Empfänger Bilder ausfiltert.

  • 36. Schneiden Sie den Inhalt von E-Mail-Signatur-Kampagnen auf die Empfänger zu

Selbstredend sind wir davon überzeugt, dass E-Mail-Signaturen eine gute Möglichkeit bieten, nicht nur die Markendarstellung zu stärken, sondern auch Marketingkampagnen durchzuführen. Hier jedoch sollten Sie wie bei jeder anderen Kampagne vorgehen und überlegen, wer Ihre Zielgruppe ist. Einige Beispiele:

  • Mitglieder des Supportteams: Ein Link zur Wissensdatenbank kann vielleicht die eine oder andere Supportanfrage vermeiden.
  • Finanzabteilung: Wenn Sie die Empfänger zu den Seiten der Kreditoren- oder der Debitorenbuchhaltung leiten, könnte dies die Zahlungsmoral verbessern.
  • Personalabteilung: Ein Link zu offenen Stellen kann Ihnen einen guten Kandidaten einbringen.

Es geht also nicht nur um Interessenten für bestimmte Produkte oder um Umsätze; jede Mitarbeitergruppe im Unternehmen kann ihre Signatur dazu nutzen, mit ihrer Zielgruppe kompetenter in Kontakt zu treten.

  • 37. Bieten Sie den Mitarbeitern mehrere Signatur-Optionen

Bislang hatten wir uns stetig für die Wahrung der Konsistenz ausgesprochen. Dennoch könnten Sie erwägen, Ihren Benutzern mithilfe von Signaturvorlagen mehrere Möglichkeiten zur Auswahl zu stellen. Die Bereitstellung mehrerer E-Mail-Signaturen gelingt mit Xink mühelos.

Um den täglichen Betrieb zu erleichtern, verwenden viele unserer Kunden zudem eine spezielle Signatur lediglich für den internen Gebrauch, die nur die nötigsten Kontaktdaten enthält und auf diese Weise lange E-Mail-Fäden übersichtlich hält.

Anwaltskanzleien sind hierfür ein gutes Beispiel: so nutzt etwa einer unserer Kunden eine interne Signatur, die lediglich aus der 5-stelligen Durchwahl des juristischen Mitarbeiters und seiner Kostenstelle besteht, was sich bei der Zusammenarbeit über E-Mail mit anderen Anwälten als nützlich erwiesen hat.

  • 38. Berücksichtigen Sie auch andere Regionen

Falls ein nicht allzu geringer Anteil Ihrer Geschäftstätigkeit in anderen Ländern und Sprachen stattfindet, ist es sinnvoll, diese mit lokalisierten Signaturen zu unterstützen.

  • 39. Machen Sie die E-Mail-Signatur zu einem obligatorischen Teil Ihrer E-Mail

Auch wenn dies vielleicht drastisch klingt, überwiegen die Vorteile bei weitem. Außerdem habe ich eine Familie zu ernähren – also bitte, seien Sie nicht so.

  • 40. Gestaltungstipp: Kennzeichnen Sie Ihre URL-Links in einer einheitlichen Farbe

Auf diese Weise verhindern Sie, dass bereits besuchte Links in einer anderen Farbe angezeigt werden, was als Layoutfehler interpretiert werden könnte.

  • 41. Binden Sie Bilder nur in 100%-iger Größe ein

Skalieren Sie bitte nicht ein 500 Kilobyte großes Logo auf eine Breite von 4 %. Verkleinern Sie stattdessen das Logo auf genau die Größe, die in der Signatur benötigt wird. Andernfalls übernehmen E-Mail-Programme möglicherweise das Skalieren für Sie und erzeugen eine entsetzlich aussehende Signatur.

  • 42. Halten Sie die Signatur von Antwort-E-Mails übersichtlich

Erstellen Sie eine eigene Signatur für Weiterleitungen und Antworten, die nur die wesentlichen Informationen enthält. Ihre Empfänger werden es Ihnen danken.

  • 43. Fügen Sie Ihren Disclaimer nur einmal und zwar an der richtigen Stelle ein

Fügen Sie nicht mehrere Disclaimer hintereinander ein, sondern überlegen Sie, welcher tatsächlich relevant ist.

  • 44. Fügen Sie die Angaben zu Ihrer eingetragenen Gesellschaft und die UID-Nummer hinzu

Europäische Unternehmen sollten hier aufhorchen. Das ist kein „nettes Extra“, sondern gesetzlich erforderlich. Automatisieren Sie diese Notwendigkeit also möglichst überall.

  • 45. Stellen Sie sicher, dass Links in E-Mail-Signaturen zum gewünschten Ziel führen

Eigentlich eine Frage des gesunden Menschenverstandes, aber dennoch: Nichts bremst das Interesse effektiver aus als die Meldung „Fehler 404 – Seite nicht gefunden“.

  • 46. Erheben Sie mit Analysefunktionen Klickraten und andere Statistiken für E-Mail-Signaturen

Dies geht mit dem Messen positiver Ergebnisse Hand in Hand. Wenn Sie mit einem Analysepaket arbeiten, sollten Sie dieses unbedingt mit Ihrer Lösung für E-Mail Signatur Management integrieren.

  • 47. Fügen Sie einen vCard-Link ein

vCards werden plattformübergreifend genutzt und funktionieren immer. Die Empfänger Ihrer E-Mails können so Ihre Kontaktdaten per vCard ganz bequem dem Adressbuch hinzufügen.

  • 48. Verwenden Sie HTML als Ihr E-Mail-Format und erstellen Sie E-Mail-Signaturen stets im HTML-Format

Für Formatierung und Entwicklung von E-Mail-Signaturen stellt HTML schon lange kein Problem mehr dar. Es ist jedoch immer gut, auch eine alternative E-Mail-Signatur im Nur-Text-Format bereitzuhalten.

  • 49. Erstellen Sie nach Möglichkeit schreibgeschützte E-Mail-Signaturen

Wir können gar nicht zählen, wie viele allzu hoch geschraubte Titel wir schon gelesen haben, nachdem Mitarbeiter ihre eigenen Signaturen bearbeitet haben. Falls dies unbedingt erforderlich ist, arbeiten Sie mit einer Lösung für E-Mail Signatur Management, mit der Sie das Bearbeiten durch Benutzer auf zuvor genehmigte Elemente beschränken können. Dies garantiert zudem ein einheitliches Format der E-Mail-Signaturen.

  • 50. Vermeiden Sie in Signaturen die voreingestellte blaue Schrift für Antworten

Dies kann geschehen, wenn eine Signatur nicht ordentlich codiert ist und deswegen überhaupt unfertig aussieht. Vergewissern Sie sich, dass Ihre E-Mail-Signatur auch bei E-Mail-Antworten und -Weiterleitungen korrekt angezeigt wird.

  • 51. Nehmen Sie einen klaren Aufruf zum Handeln in Ihre E-Mail-Signatur-Marketingbotschaft auf

Dies gehört zu den absoluten Grundlagen des Marketings. Überlegen Sie, wer Ihre Zielgruppe ist, und nutzen Sie Ihre E-Mail-Signatur, um ein bestimmtes Verhalten zu fördern. Einige Beispiele: Fordern Sie dazu auf,

      • sich Ihrem sozialen Netzwerk anzuschließen
      • ihr Blog oder die Wissensdatenbank zu besuchen
      • an Ihrer Konferenz teilzunehmen
  • 52. Vermitteln Sie die gesamte Corporate Identity in der E-Mail-Signatur

Wenn Sie für eine Untermarke oder auf Abteilungsebene eine eigene Corporate Identity nutzen, sollte sich dies auch in den E-Mail-Signaturen widerspiegeln.

  • 53. Nutzen Sie interne E-Mail-Signaturen zur Weitergabe von unternehmensinternen Informationen

Sollte Ihr Intranet nicht mehr so häufig wie früher genutzt werden, können Sie interne Unternehmensinformationen auch über die E-Mail-Signatur transportieren.

  • 54. Geben Sie Branchenauszeichnungen bekannt

Verschaffen Sie Ihrem Unternehmen die verdiente Wertschätzung und Aufmerksamkeit. Auszeichnungen steigern Ihre Glaubwürdigkeit bei den Empfängern ganz enorm.

  • 55. Verwenden Sie gegebenenfalls die teure, exklusiv für Ihr Unternehmen gestaltete Schrift

Wenn Sie einem Designbüro eine Million Dollar bezahlt haben, um für Ihr Unternehmen eine eigene Schrift zu entwerfen, können Sie diese problemlos auch in der E-Mail-Signatur verwenden.

Sie müssen dabei lediglich bedenken, dass diese Schrift nur innerhalb des Unternehmens korrekt angezeigt wird, nicht aber extern, da sie mit großer Wahrscheinlichkeit nicht auf den Rechnern der Empfänger installiert ist. Definieren Sie also eine Alternativschrift für den Fall, dass die voreingestellte Schrift nicht auf dem Rechner des Empfängers vorhanden ist. Und vergessen Sie nicht, diese Schrift zu testen und sich davon zu überzeugen, dass die Signatur immer noch gut aussieht.

Kommen wir nun zu den Punkten, die möglichst vermieden werden sollten

  • 56. Versenden Sie niemals E-Mails ohne Signatur

Wenn Sie für ein Unternehmen arbeiten, das ernsthaft eine Marke etablieren möchte, oder wenn Sie in einem wettbewerbsorientierten Markt tätig sind, sollten Sie auf gar keinen Fall die wichtige Rolle außer Acht lassen, die die E-Mail-Signatur im Hinblick auf Branding, Markenbekanntheit und potenziellen Vermarktungswert spielt.

  • 57. Kopieren Sie niemals die Signatur von anderen

Falls Sie dies doch tun, denken Sie BITTE daran, die Angaben und Links so zu bearbeiten, dass die Signatur Ihre Daten korrekt wiedergibt:

      • Ihre tatsächliche E-Mail-Adresse
      • Position des Unternehmenslogos
      • Soziale Netzwerke
      • Das Format der E-Mail-Signatur
  • 58. Senden Sie Ihren Mitarbeitern keine dreiseitige Beschreibung, wie sie ihre Signaturen selbst aktualisieren

Die Erfahrung hat gezeigt, was in einem derartigen Fall geschieht: nichts. Bestenfalls verzeichnen Sie eine Umsetzungsrate von 40 %.

  • 59. Verzichten Sie auf Aufzählungspunkte, Häkchen oder Nummerierung

Vermeiden Sie es generell, Kontaktdaten und andere Informationen im Stil von in Microsoft Word erstellten Listen aneinanderzureihen. Dies würde das Format der E-Mail-Signatur entstellen.

  • 60. Vermeiden Sie die Verwendung animierter GIF-Dateien, aber …

Theoretisch können Sie animierte GIF-Dateien hinzufügen, die meisten E-Mail-Programme können sie jedoch nicht darstellen. Animierte GIF-Dateien gelten in Outlook als gefährliche Inhalte und werden seit Outlook 2007 so blockiert, dass nur der erste Frame angezeigt wird. Interessanterweise stellt Outlook für Mac animierte GIF-Dateien vollständig dar.

  • 61. Erstellen Sie Ihre E-Mail-Signatur nicht als Einzelbild

Dies würde einige Probleme bereiten. Erstens, wie wollen Sie die Signatur aktualisieren? Genau, mit großem Aufwand. Zweitens und vermutlich sogar noch wichtiger: Sie können kaum für alle Zeiten ausschließen, dass sich der Speicherort des Bildes ändert oder der Pfad beim Formatieren beschädigt wird. Das Ergebnis in diesem Fall ist die gefürchtetste aller Fehlermeldungen – das rote X.

Zu guter Letzt sollten Sie auch an die Empfänger denken. Wie sollen diese Ihre Kontaktdaten kopieren und in eine Kontaktkarte einfügen oder an einen Kollegen weitergeben?

  • 62. Fügen Sie Ihre vCard nicht automatisch als Anhang hinzu

Sie gehört zum Beuteschema von Spamfiltern. Fügen Sie stattdessen einen Link ein.

  • 63. Fügen Sie keine Powershell-Script-Ausschnitte in die E-Mail-Signatur ein

Dieser Punkt richtet sich hauptsächlich an IT-Spezialisten. Tun Sie es nicht, selbst wenn Sie ein PowerShell-Experte sind!

  • 64. Gestalten Sie das E-Mail-Signaturprojekt nicht komplizierter als notwendig

Für eine Signatur ist eigentlich ein großer IT-Aufwand ebenso wenig erforderlich wie 30 Designbesprechungen. Das Ganze geht ziemlich einfach vonstatten.

Derartige Piktogramme waren im letzten Jahrhundert modern. Daher sollten Sie auch auf das Briefsymbol neben der E-Mail-Adresse verzichten. Das Vögelchensymbol für Twitter ist jedoch in Ordnung.

  • 65. Setzen Sie kein Festnetzsymbol neben Ihre Telefonnummer
  • 66. Verwenden Sie nicht Times New Roman als E-Mail-Schrift

Lassen Sie es sein.

  • 67. Verwenden Sie auch Comic Sans nicht

Bitte, lassen Sie auch das bleiben.

  • 68. Senden Sie niemals eine E-Mail ohne jegliche Marketingbotschaft in der Signatur

Die Empfänger Ihrer E-Mails können gar nicht anders, als die Signatur zu lesen: Lassen Sie sich diese Chance nicht entgehen! Angesichts abnehmender Zustellbarkeit von E-Mails bei Massenmarketingaktivitäten ist die E-Mail-Signatur ein vielversprechender Weg, um Zugang zum elektronischen Postfach potenzieller Kunden zu erlangen.

  • 69. Überfrachten Sie Ihre Signatur nicht mit Symbolen der sozialen Netzwerke

Beschränken Sie sich auf das Wesentliche, verwenden Sie lediglich die Symbole Ihrer wichtigsten sozialen Netzwerke und beleben Sie das Wachstum der weniger wichtigen.

  • 70. Vergessen Sie nicht die Erstellung einer Nur-Text-Version

Wenn Sie eine E-Mail im Nur-Text-Format erhalten, antwortet Outlook ebenfalls im Nur-Text-Format. Denken Sie also daran, eine alternative Signatur im Nur-Text-Format zu erstellen, die Ihren Richtlinien entspricht. Dasselbe gilt für Rich Text. Wenn keine passende Vorlage vorhanden ist, erstellt Outlook selbst eine Signatur im jeweiligen Format. Eines ist dabei sicher: Sie sieht schrecklich aus.

  • 71. Gestatten Sie niemals Outlook das Erstellen von Signaturen im Rich-Text- und Nur-Text-Format

Von Outlook generierte Signaturen sehen furchtbar aus. Einfach nur furchtbar, und das Format Ihrer E-Mail-Signatur ist zerstört.

  • 72. Verzichten Sie niemals aus Unsicherheit darauf, Bilder einzufügen – aber machen Sie dabei keine Fehler!

Dieser Punkt ist ein bisschen geschummelt, da wir Bilder schon als definitives Muss erwähnt haben.

  • 73. Skalieren Sie Bilder nicht

Werden Bilder, nachdem sie in die Signatur eingefügt wurden, skaliert, kann dies zu einem Debakel führen. Ein Bild, das ursprünglich 500 Pixel groß war und skaliert wurde, nimmt häufig, sobald es gesendet wurde, wieder die Originalgröße wieder an. Das Ergebnis ist eine E-Mail-Signatur mit einem Logo von der Größe einer mittleren Werbetafel.

  • 74. Kopieren Sie niemals E-Mail-Signaturvorlagen aus Microsoft Word

Oh! Das ist der absolute Horror! Wenn Sie Inhalte aus einer MS Office-Anwendung kopieren und in eine andere einfügen, kopieren Sie buchstäblich (ja, buchstäblich!) Hunderte unnötiger Zeilen im Quellcode im Hintergrund mit. Im Grunde ist das ein kleiner Berg XML-Schrott. Wenn dieser unnötige Quellcode sich nun in Ihrer E-Mail-Signatur befindet, werden Spamfilter auf ihn aufmerksam und schwupps ist Ihre E-Mail im Spam-Ordner verschwunden.

  • 75. Überlassen Sie diese Aufgabe nicht der IT-Abteilung

Hier in Punkt 75 kommen wir nun zu einem umstrittenen Thema. Die Verwaltung von E-Mail-Signaturvorlagen, die dem Unternehmensstandard entsprechen, muss nicht unbedingt in Händen der IT-Abteilung liegen. Tatsächlich sollte die Marketingabteilung dafür zuständig sein – es handelt sich ja um ein Kernstück des Branding. Die IT-Abteilung zerstört nur das Design und das Format der E-Mail-Signaturen.

  • 76. Nehmen Sie niemals Informationen, die keinen Bezug zu Ihrem Unternehmen haben, in Ihre E-Mail-Signaturvorlage auf

Was wir nicht schon alles gesehen haben: täglich wechselnde Sinnsprüche, Zitate von Generälen aus dem Zweiten Weltkrieg usw. Verzichten Sie darauf! So etwas lenkt nur von Ihrer Marke ab.

  • 77. Platzieren Sie die E-Mail-Signatur nicht oberhalb des E-Mail-Textes

Diese Frage wird uns tatsächlich sehr oft gestellt. Kluge Vermarkter möchten häufig mit der Signatur beginnen, besonders in großen Markenkonzernen. Wir empfehlen, mit der eigentlichen Nachricht zu beginnen und mit Ihrer Signatur und einer Werbebotschaft zu enden.

  • 78. Vergessen Sie nicht, eine Ersatzschrift zu definieren

Sie können nicht davon ausgehen, dass alle Schriften standardmäßig auf allen Geräten installiert sind. Seien Sie auch auf diesen Fall vorbereitet und geben Sie in der E-Mail-Signaturvorlage eine Alternativschrift an.

  • 79. Weisen Sie der Schrift nicht zu viele verschiedene Farben zu

Beschränken Sie sich auf eine Farbe, höchstens zwei (wenn Sie einen Farbakzent setzen möchten). Alles, was darüber hinaus geht, schadet dem Ziel, eine professionelle E-Mail-Signatur zu haben.

  • 80. Vergessen Sie niemals Mobilgeräte

Wir schreiben das Jahr 2017, also bitte.

  • 81. Gehen Sie nicht davon aus, dass Sie mit Google Apps for Work (früher Google Enterprise Apps) keine Standard-E-Mail-Signatur nutzen können

Selbstverständlich können Sie eine Standard-E-Mail-Signatur verwenden und zwar mit Xink.

  • 82. Gehen Sie niemals davon aus, dass Signaturen auf allen Geräten gleich dargestellt werden

Man weiß, was von pauschalen Annahmen zu halten ist. Aber jetzt mal im Ernst: Ihre Signatur wird auf unterschiedlichen Geräten unterschiedlich angezeigt. Testen Sie sie und testen Sie sie nochmal. Mit Signaturen ist es genauso wie mit Webseiten, bei denen auch nicht davon ausgegangen werden kann, dass sie in allen Browsern gleich aussehen. Nehmen Sie das Problem ernst und codieren Sie eine ansehnliche Signatur im richtigen E-Mail-Signaturformat.

  • 83. Verwenden Sie nicht dieselbe Signatur für neue E-Mails wie für Antworten und Weiterleitungen

Falls Ihr E-Mail-Programm die Möglichkeit bietet, für Antwort-E-Mails eine andere Signatur zu verwenden, nehmen Sie das Angebot wahr. Erstellen Sie zusätzlich zur Signatur für neu verfasste E-Mails eine Kurzversion mit lediglich den wichtigsten Informationen.

  • 84. Vergessen Sie nicht, die Links der in der Signatur angegebenen E-Mail-Adressen zu überprüfen

Wenn Sie eine bereits vorhandene Signatur kopiert haben (und wir haben Sie bereits gebeten, dies zu unterlassen; Schande über Sie) und damit zufrieden sind, vergewissern Sie sich bitte, dass beim Anklicken einer E-Mail-Adresse nicht eine E-Mail an diejenige Person gesendet wird, von der Sie die Signatur kopiert haben. Oder an die Person, von der diese Person wiederum die Signatur kopiert hatte …

  • 85. Entfernen Sie die Standardumrandung bei Bildern

Setzen Sie im HTML-Code Ihrer Signatur im Tag den Parameter BORDER=0, damit Bilder nicht mit einer dicken blauen Umrandung angezeigt werden, wenn sie anklickbar sind.

  • 86. Kopieren Sie die Bilder für eine E-Mail-Signatur nicht von Ihrer Website

Die Bilder und Logos auf Ihrer Website sind möglicherweise für eine E-Mail-Signatur nicht geeignet. Sie könnten zu klein sein oder verzerrt oder auch gar nicht angezeigt werden. Erstellen Sie stattdessen speziell für Ihre E-Mail-Signatur Grafiken in genau der richtigen Größe und skalieren Sie sie nicht.

  • 87. Verschwenden Sie keinen Platz mit unwichtigen Informationen

Wozu der Zusatz „Wenn Sie nicht der beabsichtigte Empfänger dieser E-Mail sind, löschen Sie sie bitte.“? Dieser Satz ist völlig überflüssig, und überhaupt – wie oft erhalten Sie eine E-Mail, die nicht für Sie gedacht war? Und wenn Sie eine erhalten, würden Sie nicht einfach antworten und den Absender auf den Fehler aufmerksam machen? Nutzen Sie den wertvollen Platz lieber für eine Marketingbotschaft, die Traffic auf Ihrer Website erzeugt.

  • 88. ASCII-Art, nein danke!

Möchten Sie die Welt wirklich wissen lassen, dass Sie nicht genug zu tun haben? ¯\_(ツ)_/¯

  • 89. Ganz im Ernst, verzichten Sie auf ASCII-Art.
  • 90. Stellen Sie sicher, dass nicht eine zweite Signatur automatisch angezeigt wird

Dies geschieht häufiger, als Sie vielleicht denken. Vergewissern Sie sich, dass Ihren E-Mails nicht automatisch eine Signatur hinzugefügt wird, wenn Sie weiterhin ihre selbst erstellte nutzen. Das Ergebnis ist nicht sonderlich professionell; zudem sehen die beiden Signaturen unterschiedlich aus und hinterlassen beim Empfänger einen sehr verwirrenden Markeneindruck. Stellen Sie also sicher, dass tatsächlich nur eine Signatur versendet wird.

  • 91. Als Konzern oder Marke dürfen Sie keinesfalls eine Vorlage aus dem Internet kopieren

Wie viel haben Sie in die Entwicklung Ihres Logos investiert? Wäre es nicht gut angelegtes Geld, mit nur einem winzigen Bruchteil dieser Summe eine einzigartige und für die Marke geeignete E-Mail-Signaturvorlage zu entwickeln?

  • 92. Vergessen Sie nicht, den ALT-Text der Bilder zu aktualisieren

Auf diesen Punkt haben wir Sie bereits hingewiesen. Denken Sie jedoch unbedingt daran, ALT-Texte bei Bedarf regelmäßig mit neuem Text oder neuen Beschreibungen zu aktualisieren.

  • 93. Haben Sie keine Schuldgefühle bei der Lektüre des gesamten Blogbeitrags

Die Zeit ist gut angelegt, Sie haben etwas gelernt und obendrein können Sie, weil Sie bis hierhergekommen sind, Xink 45 Tage kostenlos testen (normalerweise nur 14 Tage!). Ist das nicht toll?

  • 94. Manchmal ist demokratisch vorzugehen nicht die beste Wahl

Besonders dann, wenn es um Standards für E-Mail-Signaturen geht. Die erste Regel des Branding fordert Konsistenz – ohne Einheitlichkeit gibt es keine Marke. Wenn Sie also einen unternehmensweiten Ansatz für die Bereitstellung von E-Mail-Signaturen verfolgen möchten, lassen Sie sich nicht hineinreden, legen Sie einen Standard fest und setzen Sie ihn durch.

  • 95. Gehen Sie nicht davon aus, dass Ihr Standort allgemein bekannt ist

Es ist eine weit verbreitete Annahme, dass Postadressen in den E-Mail-Signaturvorlagen heutzutage unwichtig seien. Angesichts der zunehmenden Mobilität von Mitarbeitern ist es jedoch eine gute Idee, irgendeine Art von geografischer Angabe (über die Postleitzahl hinaus) einzubeziehen, damit die Empfänger abschätzen können, wann die beste Zeit für einen direkten Anruf ist.

  • 96. Vergessen Sie die Signatur niemals

Das Schlimmste, was einer E-Mail-Signatur passieren kann, und ehrlich gesagt einer der Gründe, weshalb wir Xink (und vorher eMailSignature) entwickelt haben, ist, dass sie vergessen wird. Dabei birgt sie so viel mehr Wert in sich als einfach nur ein banales bisschen Inhalt zu sein, das man einmal einrichtet und dann vergisst, weil es automatisch an jede E-Mail angefügt wird. Würdigen Sie sie als einen Inhalt, der Teil Ihrer Marketingstrategie ist. Aktualisieren Sie sie. Testen Sie verschiedene Versionen. Kümmern Sie sich um sie.

  • 97. Vergessen Sie niemals die 2-1-2-Regel

Verwenden Sie nie mehr als zwei Farben (eine für dezente Akzentuierungen wie etwa des @-Symbols), eine Schrift und zwei Schriftgrade.

  • 98. Halten Sie Kontaktdaten und persönliche Informationen voneinander getrennt

Eine wahre Geschichte: Ein ehemaliger Kollege fügte in seine E-Mail-Signatur einen Link zum Little League-Team seines Sohnes ein. Und auch wenn er zugegebenermaßen das Team trainierte und sie Bezirksmeister wurden, waren diese Informationen dennoch nicht angemessen für die im Unternehmen genutzte E-Mail-Signatur.

  • 99. Nennen Sie nicht mehrere Tätigkeiten in einer Signatur

Verkaufen Sie nebenberuflich Kosmetika, Nahrungsergänzungsmittel oder Reinigungsprodukte im Multi-Level-Marketing-Vertrieb? Ein Link zu diesen Tätigkeiten hat in der E-Mail-Signatur Ihres Unternehmens nichts verloren.

  • 100. Verschieben Sie die Angelegenheit nicht auf morgen

Eine schlagkräftige E-Mail-Signatur macht sich über hochwertigen Traffic, Konversionen und letztendlich einem gestiegenen Umsatz unmittelbar bezahlt.  Erledigen Sie es einfach!

Und zu guter Letzt …

o   101. Übertreiben Sie es nicht!

Wir haben Sie in diesem Blogbeitrag mit einer Menge Informationen versorgt. Sie haben nun reichlich Stoff zu verarbeiten. Es gibt vieles, was man richtig und was man falsch machen kann. Wenn Sie noch Fragen haben, wenden Sie sich einfach an uns. Wir helfen Ihnen gerne.

 

 

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