Wie Sie HTML-Signaturen in der E-Mail-App Ihres iPhones einrichten

Dieser Blogbeitrag fällt im Vergleich zu unseren regulären Artikeln etwas aus der Reihe. Interessant ist er trotzdem: Wer keine Lösung für ein zentrales Signaturmanagement, sondern eine individuelle Signatur für die E-Mail-App seines iPhones benötigt, wird sich über diesen Beitrag freuen.

Xink ermöglicht nicht nur die zentrale, effiziente Verwaltung von Signaturen, sondern geht auch auf Bedürfnisse von Einzelpersonen ein.

Es ist zwar nicht einfach, eine E-Mail-Signatur mit Logo in der systemeigenen E-Mail-App eines iPhones einzurichten – aber es ist möglich. Außerdem ist es genau das, was viele unserer Kunden wollen. In den folgenden Abschnitten erkläre ich Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Signaturen einrichten, die in der E-Mail-App Ihres iPhones genauso professionell wirken, als seien Sie auf einem Schreibtischrechner erstellt worden.

1. Senden Sie die E-Mail-Signatur an Ihr iPhone

Senden Sie Ihre Signatur als Erstes an Ihr iPhone. Das Design Ihrer Signatur sollte natürlich schon fertig sein (inklusive Logo, falls Sie eins verwenden möchten).  Ist das der Fall, können Sie sie an Ihr Mobilgerät senden.

Wie Sie eine professionelle Signatur erstellen, ist eigentlich nicht Thema dieses Blogbeitrags. Aber vielleicht ist es nicht schlecht, dazu eine der vielen Vorlagen von Xink zu verwenden. Diese können Sie dann ansprechend und individuell umgestalten. Sie können aber auch eine in Apple Mail erstellte Signatur mit Apple Mail an Ihr iPhone senden. Anschließend öffnen Sie diese Nachricht in der E-Mail-App Ihres iPhones und richten die Signatur auf Ihrem Gerät ein.

Unten ist zu sehen, wie Sie die E-Mail von Outlook 2013 an die eigene E-Mail-Adresse senden und in Ihrer iPhone-App öffnen.

E-Mail-Signatur mit Outlook für Mac versenden

iPhone email app

Hinweis: Versenden Sie diese E-Mail ausschließlich von einem Mac-Computer und zwar mit Outlook für Mac oder dem für Mac OS vorinstallierten E-Mail-Programm. Würden Sie diese E-Mail unter Verwendung von Outlook für Windows senden, wären HTML-Code und Bilder der Signatur beschädigt, so dass unsere Lösung nicht mehr funktionierte. Aus diesem Grund habe ich hier auch einen auf einem Mac erstellten Screenshot verwendet.

2. Öffnen Sie die E-Mail auf Ihrem iPhone und kopieren Sie die Signatur

Jetzt öffnen Sie die erhaltene E-Mail mit der E-Mail-App Ihres iPhones. Die Nachricht sollte ungefähr so aussehen:

E-Mail-Signatur in der iPhone-App aufrufen

iphone email app

Kopieren Sie jetzt Ihre Signatur. Markieren Sie etwas Text, allerdings keine anklickbaren Elemente. Wenn Sie ein anklickbares Element markieren, können Sie den Auswahlbereich nicht erweitern. Im Beispiel oben sollten Sie zunächst das Wort „anything“ (letztes Wort der Signatur) markieren; anschließend dehnen Sie die Auswahl auf die gesamte E-Mail-Signatur aus, etwa so:

E-Mail-Signatur in die iPhone-App kopieren

iphone email app

Klicken Sie nun auf „Kopieren“, um die Signatur in der Zwischenablage zu übertragen.

3. Fügen Sie die E-Mail-Signatur in das Signaturfeld unter „Einstellungen“ ein

Fügen Sie nun die E-Mail-Signatur aus Ihrer Zwischenablage in das Signaturfeld unter „Einstellungen“ ein.

Klicken Sie hierzu auf „Einstellungen“ ->„Mail“-> „Accounts“->„Signatur“.

iphone email app

Sie haben zwei Möglichkeiten: Wenn Sie auf Ihrem iPhone mehrere E-Mail-Konten eingerichtet haben, können Sie die Signatur auf alle Konten anwenden. Falls Sie nur ein Konto haben, übernehmen Sie sie für dieses Konto. Möchten Sie unterschiedliche Signaturen für unterschiedliche Konten verwenden, wiederholen Sie die Schritte nacheinander für jedes Konto.

Tippen Sie nun in das Signaturfeld. Höchstwahrscheinlich wird als Standardsignatur „Von meinem iPhone gesendet“ oder „Gesendet“ vorgegeben. Markieren Sie den kompletten Text, löschen Sie die Standardsignatur und fügen Sie Ihre neue Signatur ein.

„Alle Accounts“  in den Signatureinstellungen auswählen

iphone email app

Et voilà, das war’s! Jetzt haben Sie Ihre Signatur inklusive Logo in der E-Mail-App Ihres iPhones gespeichert. Endlich können Sie Ihre E-Mails mit einer professionellen Signatur inklusive der aktuellen Kampagne versenden, anstatt mit einem lakonischen „Von meinem iPhone gesendet“.

4. Passen Sie Ihre E-Mail-Signatur individuell an und versenden Sie sie

Aller Wahrscheinlichkeit nach wird Ihre Signatur nicht genauso aussehen, wie Sie sich das vorgestellt haben. Daran ist Apple schuld, nicht wir! Aber Sie haben ja die Möglichkeit, Korrekturen vorzunehmen. Doch bedenken Sie, dass dieser Editor nicht im Entferntesten die Anforderungen erfüllt, die man an ein Design-Tool stellen würde – Sie können Ihre Kreativität hier also nicht voll entfalten. Größere Änderungen sollten Sie also in einer Drittanwendung durchführen. Anschließend müssen Sie die fertige Signatur noch einmal an sich selbst senden und wie oben beschrieben vorgehen.

Wenn Sie nun mit Ihrer App eine neue E-Mail schreiben, wird automatisch Ihre schicke, neue Signatur eingefügt. Niemand weiß, dass Sie Ihre Nachricht vom iPhone aus versenden. Aber es kümmert sowieso niemanden, auf welchem Gerät Sie Ihre E-Mails verfassen. Die Empfänger interessieren sich für das, was zählt: den Inhalt der E-Mail und Ihre professionelle neue Signatur.

5. Die Alternative: Installieren Sie die Re-routing App von Xink

Die oben beschriebene Lösung eignet sich vor allem für Unternehmen mit nur einem oder zwei iPhones. Wenn Sie Ihre Signatur allerdings täglich oder wöchentlich ändern, ist sie natürlich nicht ganz ideal. Zudem muss die E-Mail von Outlook für Mac und nicht von Outlook für Windows versendet werden. Warum? Weil Outlook für Windows das Bild einbettet, so dass es in Ihrem elektronischen Posteingangsfach als rotes X angezeigt wird. Damit unsere Methode funktioniert, muss die E-Mail auf einem Mac verfasst werden (mit Outlook oder Apple Mail). Anzumerken ist auch, dass die Signatur wahrscheinlich in Times New Roman angezeigt wird. Man muss also ganz klar sagen, dass unsere Methode zwar bei manchen Benutzern funktioniert, von einer perfekten Lösung aber weit entfernt ist.

Was ist also zu tun, wenn die Signatur genauso aussehen soll, wie Sie sie konzipiert haben? Was, wenn Sie Ihre Signatur häufig ändern oder aktualisieren müssen? Ist das direkt in der E-Mail-App Ihres iPhones möglich? Ja, das ist möglich: Mit der Re-routing App, die Xink in Kürze auf den Markt bringt (zunächst einmal für Office 365). Lesen Sie mehr dazu in unserem Blogbeitrag „Email Rerouting Solution to be Launched by Xink (Die von Xink herausgebrachte E-Mail Re-routing Lösung)“

Viel Spaß beim Verfassen von E-Mails mit Ihrer iPhone-App!